Chaque entreprise doit conserver bon nombre de documents concernant ses clients et fournisseurs. Si auparavant, la gestion papier des documents était incontournable, aujourd’hui la gestion électronique des documents est de plus en plus utilisée. En effet, avec un prestataire comme Archiveco, la GED présente de multiples avantages. Les voici.

Un gain de place grâce à la GED

Selon la taille de votre entreprise, la quantité de dossiers peut être très importante. Il est bon à savoir qu’en moyenne dans une salle d’archives 23 000 pages paramètre carré sont stockées. Or, en passant à la numérisation, toutes vos informations pourraient tenir sur 2 à 3 CD. Lorsque l’on sait que de nombreuses entreprises sont à la recherche de mètres carrés supplémentaires et doivent trouver des astuces pour optimiser l’espace, le gain de place est un avantage très important.

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Une réduction des coûts

Lorsque vous effectuez un traitement physique de vos archives, vous utilisez beaucoup de papier et d’encre pour les imprimer. En passant à la GED, vous n’avez plus ces coûts puisque vous avez seulement besoin de numériser puis stocker vos papiers sur votre ordinateur ou sur le Cloud.

Par ailleurs, le coût de traitement est également réduit. Une étude a révélé que vous pouvez les réduire de 91 %. Vos collaborateurs passent moins de temps à traiter vos documents et de ce fait, ils gagnent en productivité. Les 19,5 % de temps de productivité qui sont perdus en moyenne pour la gestion des documents, ne le seront plus dans votre entreprise !

Un service client de meilleure qualité

Avec la GED, vous n’avez plus de documents qui passent de service en service et qui risquent d’être égarés. Ce cheminement amène vos collaborateurs à toujours recherches les papiers dont ils ont besoin et parfois à devoir attendre que leur collègue ait fini de l’utiliser. De plus, en passant de main en main, le document risque de se retrouver détérioré.

Avec la gestion électronique des documents, vous bénéficiez d’un système qui vous permet de centraliser toutes les informations au même endroit. Vous pouvez ainsi les consulter à tout moment depuis n’importe quel poste et ainsi mieux répondre aux demandes de vos clients. Votre relation avec eux n’en sera que meilleure !

De plus, tous vos documents sont archivés dans un système d’archivage qui enregistre les modifications effectuées par vos collaborateurs pour vous permettre de toujours consulter des documents à jour. Chacun détient ainsi les mêmes informations en temps réel. Cela contribue à une communication interne de qualité et à mieux répondre aux attentes des clients.

Une meilleure sécurité des informations

La GED vous permet de choisir quelles informations vous acceptez de partager avec qui. Ainsi, chacun de vos collaborateurs a accès seulement aux informations qui le concernent. Cela lui évite de perdre 50 % de son temps à chercher les renseignements dont il a besoin parmi tous les documents de l’entreprise. Mais, c’est aussi un excellent moyen de préserver la confidentialité de vos dossiers.

Un impact écologique positif

Il est bon de rappeler qu’en moyenne, chaque année, un employé utilise 2 500 feuilles de papier. Un chiffre qui rappelle l’importance de passer au zéro papier pour toute entreprise qui se soucie de l’environnement et de l’impact de son activité sur celui-ci. La protection de l’environnement étant au cœur des préoccupations de plus en plus de personne, cela contribue à donner une image positive à votre entreprise.

Pour profiter de tous les avantages de la GED, il faut bien choisir votre prestataire. À cet effet, lisez cette page qui vous donne tous les critères à étudier pour faire votre choix.